Halmstad Kanotklubb
Guide: Så fungerar föreningar

Stadgar!

Enkelt förklarat är stadgarna föreningens regler. Stadgarna beskriver vad föreningen ska göra och på vissa sätt även hur. Som styrelse är det bra att gemensamt gå igenom stadgarna och göra det till ett levande dokument.

Stadgarna är medlemmarnas överenskommelse om föreningens syfte och arbetssätt. Stadgarna gör även att en förening blir en egen juridisk person med organisationsnummer, vilket ger möjlighet att skaffa ett eget bankkonto och rätten att teckna avtal. För detta krävs att stadgarna innehåller följande (utan inbördes ordning):

· föreningens ändamål/syfte

· vem/vilka som kan bli medlemmar

· var föreningens säte finns

· vem/vilka som får företräda föreningen (förtroendevalda)

· hur stadgarna kan ändras.

Den viktigaste paragrafen att hålla koll på är den första som också kallas ändamålsparagrafen eller syftesparagrafen. Den beskriver helt enkelt varför föreningen finns till och bör vara utgångspunkten för allt arbete som görs i föreningen.

• Vad är föreningens syfte?

• Känner alla förtroendevalda till syftet?

• Känner alla medlemmar till syftet?

• Hur levandegörs syftet i föreningens verksamhet?

Föreningsåret

De flesta föreningar följer ett förutbestämt mönster under året och föreningens årshjul startar med årsmöte, eller stämma som en del föreningar kallar det. På årsmötet är som regel alla medlemmar välkomna. I stora föreningar finns system för hur medlemmarna representeras av andra medlemmar.

Föreningens år ser ofta liknande ut, från år till år, och följer ett förutbestämt mönster. Genom att skapa en överblick, göra en förteckning över föreningsåret, kan det bli enklare för styrelsen att planera och genomföra aktiviteter.

Det finns två olika varianter av föreningsåret. Kalenderår, det vill säga från 1 januari till 31 december, och brutet räkenskapsår som börjar och slutar när det passar verksamheten. Det framgår av stadgarna vilken variant som föreningen använder.

Styrelsemöten

Styrelsen är den grupp som mellan årsmötena ska se till att besluten blir verkställda. Styrelsen arbetar på uppdrag av medlemmarna och rapporterar tillbaka till dem på föreningens årsmöte. Under året hålls därför styrelsemöten där styrelsen träffas för att leda, planera och organisera föreningens arbete.

Medlemsaktiviteter

Under föreningsåret pågår olika medlemsaktiviteter beroende på föreningens inriktning.

Förberedelser inför årsmöte

Inför årsmötet har valberedningen i uppdrag att se till att det finns kandidater till styrelsen. Det är bra att tillfråga sittande ledamöter om de har intresse av att sitta i styrelsen ytterligare en mandatperiod. Det kallas att ställa upp för omval. Utöver det är valberedningens uppdrag att tillfråga medlemmar och hitta kanaler för att medlemmar själva ska kunna anmäla intresse att sitta i styrelsen. Valberedningen presenterar till årsmötet ett förslag på styrelse för den kommande mandatperioden som årsmötet röstar på. Det är viktigt att påbörja denna process i god tid innan årsmötet, så att valberedningen kan lägga fram ett fullständigt förslag.

Även styrelsen måste påbörja sina förberedelser i tid genom att sammanställa dokument som verksamhetsberättelse, budget och ta emot eventuella motioner från medlemmar.

Föreningens ekonomi

Det är styrelsen som har fått medlemmarnas förtroende att förvalta och se till föreningens ekonomi, men det är hela styrelsens ansvar att detta blir gjort, även om det finns en kassör. Kassörens uppgift är vanligtvis att genomföra arbetet rent praktiskt. Föreningens ekonomi ska vara i god ordning så att medlemmarna kan följa upp verksamheten och styra den mot de mål som finns uppsatta, men också för att följa lagar och regler.

Rutiner och attestrutiner

Beroende på hur stor föreningens verksamhet och ekonomi är, brukar det vara vanligt att skapa en arbetsordning för vad som ingår i de olika styrelseposterna. Det bör också finnas en attestrutin som bestämmer vem eller vilka som får godkänna kostnader, och hur stora kostnader en enskild person i styrelsen får fatta beslut om. Detta tillsammans med firmateckningsrätten brukar det beslutas om på det konstituerande mötet.

Redovisning

Redovisning är ett vitt begrepp som innehåller flera olika moment såsom bokföring, framtagning av budget, analys av rapporter och upprättande av bokslut.

Bokföring

Bokföring är när uppgifter förs in i en bokföringsbok eller i ett bokföringsprogram. Det handlar också om arkivering av uppgifter, avstämning av konton och att ta fram rapporter. Anledningen till att vi bokför är för att kunna följa upp verksamheten och styra den mot de mål som föreningen har satt upp. Men det finns också andra institutioner som kan vara intresserade av att följa upp föreningens ekonomi:

· Leverantörer, för att kunna teckna nya avtal eller om föreningen behöver ha förlängd betalningstid på sina fakturor.

· Banken, om föreningen behöver låna pengar eller vill ha ett kreditkort.

· Skatteverket, i inkomstdeklarationen måste föreningen ha ordning på bokföringen.

Det finns också lagar som måste följas vad gäller bokföringen och det är upp till varje förening att se över vilka lagkrav som gäller.

Som ideell förening omfattas man av regler i skattelagstiftningen, som att varje år lämna in en särskild självdeklaration eller särskild uppgift till Skatteverket. Föreningen behöver därför bokföra intäkter, kostnader, tillgångar och skulder på ”bokföringsmässiga grunder”. Det betyder att intäkter och kostnader ska redovisas det beskattningsår de avser, oavsett när pengarna betalats ut eller kommit in på bankkontot.

Balans- och resultatrapport

När månaden är slut och bokföringen är gjord kan föreningen ta ut en sammanställning över alla ekonomiska händelser, en så kallad balans- och resultatrapport. Balansräkningen innehåller alla föreningens tillgångar och skulder och visar balansen mellan dem vid en viss given tidpunkt. Här syns också föreningens eget kapital, som är skillnaden mellan föreningens tillgångar och skulder. Summan av tillgångarna och summan av eget kapital och skulder måste vara lika stora i varje balansräkning.

Resultaträkningen är en uppställning av en periods intäkter och kostnader med resultatet (vinsten eller förlusten) längst ner. En resultaträkning presenterar alltid vad som hänt i föreningen under en viss tidsperiod, till exempel under en månad eller ett år.

Bokslut

Att göra ett bokslut handlar om att avsluta den löpande bokföringen för ett räkenskapsår och göra olika bokslutsdispositioner, till exempel periodiseringar, avskrivningar, lagerförändringar och nedskrivningar. Därefter tas årets resultat fram.

Beroende på föreningens storlek och verksamhet finns det olika krav på hur bokslutet ska upprättas. De flesta mindre föreningar behöver endast ta fram ett förenklat årsbokslut som innehåller en balans- och resultaträkning för hela året. Bokslutet består ofta av två delar, förutom den ekonomiska berättelsen i form av ett förenklat bokslut kan det innehålla en verksamhetsberättelse som beskriver föreningens aktiviteter och händelser under året.

Bokslutet ska granskas av föreningens revisorer och fastställs slutligen på årsmötet tillsammans med hur årets resultat ska disponeras (om de ska övergå i ny räkning eller om det ska investeras i någon verksamhet, eller liknande).

Budget

En budget är en prognos över framtida planerade ekonomiska händelser som rör resultaträkningen, både intäkter och kostnader, och sträcker sig oftast över ett år. Budgeten är ett viktigt verktyg i arbetet med att styra föreningens ekonomi, som att stämma av det verkliga resultatet med det planerade resultatet och utifrån det fatta relevanta beslut.

Likviditet

Likviditet är måttet på föreningens ”kortsiktiga betalningsförmåga”. Har föreningen möjlighet att betala sina skulder i tid är den likvid. En förenings likviditet kan därmed vara olika bra under olika delar av året. Det kan vara bra att tänka på när ni planerar att göra stora inköp och investeringar, att det görs när det finns pengar på kontot.

Projekt

Många föreningar arbetar med verksamhet i projektform, det kan vara ett bra sätt att stärka upp ekonomin och satsa på ny verksamhet. Inför ett projekt är det viktigt för en styrelse att fundera på de krav som ställs på föreningens ekonomi. Klarar föreningen av att betala alla kostnader och utgifter om utbetalningen från projektfinansiären dröjer? Vad händer om projektredovisningen inte uppfylls och föreningen inte får hela det sökta beloppet? Krävs särskild redovisning för projektet?

Styrelsens uppdrag och ansvar

Har du nyligen fått ett förtroendeuppdrag i en styrelse och undrar vad en sådan egentligen gör? Det kan du läsa om här eller se filmen ovan som förklarar styrelsearbetet.

En styrelse:

· leder föreningens verksamhet mellan årsmötena

· är navet för samordning, beslut och uppföljning

· verkställer årsmötets och beslut från föreningsmöten

· arbetar på uppdrag av medlemmarna

· rapporterar tillbaka och redovisar vid årsmötena

· ansvarar för kallelse och handlingar till årsmötet, löpande arbetet i föreningen, ekonomi och bokföring.

Men, det är inte styrelsens uppdrag att göra allt!

En bra idé är istället att skapa arbetsgrupper och kommittéer som leds av medlemmar för att genomföra aktiviteter och liknande.

Ansvar

Ideella föreningar omfattas inte av någon specifik lagstiftning i Sverige, till skillnad från ekonomiska föreningar som har föreningslagen att förhålla sig till. Däremot finns det lagar som gäller alla som föreningen behöver förhålla sig till, såsom bokföringslagen, lagar som reglerar arbetsgivaravgifter och liknande. Vanliga arbetssätt som förekommer inom ideella föreningar efterliknar ofta arbetssätt i ekonomiska föreningar eller är kopplade till praxis och traditioner.

Det är alltid hela styrelsen som är ansvarig för föreningens beslut och verksamheter. Däremot, om något skulle hända, är det personerna som ställs inför rätta och inte organisationen (den juridiska personen) eftersom de varit representanter för föreningen och är valda i förtroende.

Detta är viktigt att veta när du tar på dig ett uppdrag som ledamot i en styrelse. Det är också viktigt att veta att du som medlem i styrelsen har ansvar att förse dig med tillräckligt mycket information för att kunna fatta beslut.

Det är årsmötets närvarande medlemmar som ger styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året, ofta på rekommendation av revisorerna.

Styrelsens roller

Undrar du lite över de olika rollerna i en styrelse och deras uppdrag? Läs om detta eller titta på filmen ovan. Stanna gärna till vid frågorna för att fundera och diskutera.

Styrelsen har ett gemensamt ansvar att förvalta föreningens tillgångar och bedriva verksamhet utifrån verksamhetsplan och budget som fastställts av årsmötet. Det finns ofta en roll- och arbetsfördelning inom styrelsen:

· ordförande (vice ordförande)

· kassör

· sekreterare

· suppleanter/ersättare

· adjungerad

Förslag på övriga funktioner som kan utses:

· informationsansvarig

· medlemsansvarig

· studiesansvarig

· lokal- och fastighetsansvarig

· aktivitetsansvarig

· arkivansvarig

· annan ansvarig som är kopplad till föreningens verksamhet.

Storleken på en styrelse är reglerat i stadgarna eller beslutas av årsmötet.

Ordförande:

· leder föreningens arbete

· leder styrelsens arbete

· kallar till möten

· samordnar och håller ihop föreningens olika roller

· är ansiktet utåt och representerar föreningen

· är ofta firmatecknare.

Vice ordförande tar över ordförandens arbetsuppgifter om denne inte kan närvara.

Kassör:

· sköter föreningens ekonomi (betala räkningar, handkassan, skicka fakturor, bokföra, stämma av konton)

· sköter kontinuerlig ekonomirapportering till styrelsen

· leder budgetarbetet

· ansvarar för årsredovisning och bokslut samt kontakt med revisorer

· sköter deklarationer (om det förekommer) och kontakter med Skatteverket

· ansvarar för kontakter med bank

· sköter ansökningar och redovisning av extern finansiering t.ex. från kommun eller projekt (tillsammans med projektansvarige)

· är ofta firmatecknare.

Notera att kassören sköter ovanstående uppgifter men att hela styrelsen är ansvarig för ekonomin.

Sekreterare:

· för protokoll på styrelsens möten

· ansvarar för att protokollen blir justerade och arkiverade

· ser till att styrelsen, revisorer, valberedning och eventuellt medlemmar får tillgång till justerade protokoll

· skriver ofta verksamhetsplan och verksamhetsberättelse

· kan ansvara för information till medlemmarna om det inte finns en särskild informationsansvarig.

För vilka skriver vi protokollen?

I första hand är protokoll till för styrelsen, för att komma ihåg beslut och diskussioner. Protokollen är också till för revisorerna som ska granska verksamheten och ekonomin, valberedningen som ska förbereda valen till årsmötet, banken och eventuella myndigheter som ska kunna utläsa vem/vilka som är firmatecknare och har rätt att teckna bank och avtal i föreningens namn samt eftervärlden som ska kunna följa arbetet och berätta om det i framtiden.

Möjligheten finns att låta medlemmarna läsa protokoll, beroende på hur transparenta ni vill/kan vara. Alternativet är att skriva protokollsutdrag eller mötesreferat som ska läggas på webbsidan eller i sociala medier så att engagerade och intresserade medlemmar kan ta del av styrelsens arbete.

Ersättare/suppleanter

Ersättare eller suppleanter väljs på årsmötet för att kunna träda in i arbetet när någon av de ordinarie inte kan närvara på styrelsemötet. Det är viktigt att redan i ett tidigt stadie ha en diskussion kring förväntningar på de som är ersättare/suppleanter. Ska de vara passiva eller aktiva?

Om suppleanter är aktiva betyder det att de är precis som ordinarie styrelseledamöter men att de saknar rösträtt om alla ordinarie ledamöter är på plats. Är de istället passiva träder de endast in om någon är frånvarande.

Det finns föreningar som istället för att välja suppleanter/ersättare utökar antalet ordinarie ledamöter och på så vis ökar möjligheterna att fatta giltiga beslut vid ett möte.

Adjungerad till styrelsen

Styrelsen kan välja att adjungera personer till styrelsen, som exempelvis föreningens anställda eller andra personer som är sakkunniga i en särskild fråga. En person kan vara adjungerad till ett särskilt möte eller via årsmötet bli adjungerad för hela året. De som adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt.

När någon hoppar av

Det händer att en person måste ta ”time-out” i styrelsearbetet eller avbryta sin mandatperiod innan den är slut. Det kan vara för att denne flyttar eller har personliga skäl som gör att den inte kan slutföra sin mandatperiod. Vad händer om någon avgår innan årsmötet? Vad kan en styrelse göra i en sådan situation?

Ett förslag är att föreningen har reglerat i sina stadgar vad som gäller. Det vanliga är att någon annan i styrelsen tar över de uppdrag som måste genomföras och resten får vänta tills nästa verksamhetsår och kommande styrelse. Det viktiga är att ha en levande diskussion och att inte skuldbelägga den som av personliga orsaker måste avgå i förtid.

Välja och granska styrelsen

Valberedning

Valberedningens roll är att bereda valen till årsmötet. Kort sagt att lämna fram ett förslag som årsmötet kan välja att anta eller inte. Arbetet i en valberedning kan se väldigt olika ut beroende på rådande traditioner och organisationskultur. Det finns dock väldigt många olika modeller och material som en valberedning kan ta hjälp av i sitt arbete.

Som valberedning är det viktigt att tänka på att i god tid innan årsmötet ha en dialog med styrelsen, gällande beredningen av valen.

Revisorer

Revisorerna är medlemmarnas ögon och öron på styrelsens sätt att förvalta föreningens kapital och verksamhet. Revisorerna följer styrelsens ekonomiska beslut genom styrelseprotokoll och bokföring. Om det krävs att föreningen ska välja/anlita en auktoriserad revisor ska det framgå av stadgarna. Revisorerna skriver en revisionsberättelse inför årsmötet.

Årsmötet

Årsmötet är föreningens viktigaste möte, där de viktigaste besluten fattas. Det är vanligt att årsmötet beskrivs som föreningens högst beslutande organ. Hur det kallas till årsmöte och hur rösträtten ska fördelas finns beskrivet i föreningens stadgar.

På ett årsmöte får medlemmarna möjlighet att granska och godkänna verksamhetsberättelsen och budgeten och välja ledamöter till styrelse, valberedning och revisor. Det är också årsmötet som tar ställning till och godkänner fjolårets ekonomiska resultat och balansräkning, styrelsens verksamhetsberättelse och ger styrelsen ansvarsfrihet om ombuden tycker att styrelsen gjort ett gott arbete under det gångna året. I ett sådant beslut röstar inte styrelseledamöterna själva, eftersom de är jäviga.

Styrelsens möten

Vad är ett bra möte?

”Möten är på många sätt grunden i föreningen, föreningens blodomlopp”

I filmen ovan presenteras en kortare sammanfattning av vad som är viktigt att tänka på för att skapa bra möten, eller läs vidare här.

Faktorer som är avgörande för bra möten:

· Syfte: finns det ett tydligt syfte med mötet? Här kan dagordningen vara ett bra verktyg

· Tid: är mötet tillräckligt långt för syftet? Eller tillräckligt kort för att vara effektivt?

· Plats: hålls mötet på en bra plats? Var är det lämpligt att lägga mötet? I föreningslokalen för att ha nära till föreningens papper och liknande? Eller är det bra att byta miljö ibland?

· ”Rätt” personer: Vilka är med på mötet? Är det bara styrelsen eller behöver vi bjuda in någon särskild?

· Tydlighet: Det är viktigt att det framgår om styrelsen förväntas fatta några beslut, eller om det endast ska informeras eller diskuteras under mötet. Det ger styrelsen bättre förutsättningar för att kunna fatta bra beslut.

· Deltagande på lika villkor: Hur gör vi mötena tillgängliga för dem som är med i styrelsen? Förlägger vi dem alltid under dagtid när ungdomar går i skolan eller på vardagkvällar när någon i styrelsen jobbar borta under veckorna? Det är viktigt att skapa möjligheter för hela styrelsen att delta. Kanske inte alla kan delta i alla möten men ambitionen ska vara att möjliggöra deltagandet.

· Avslut och uppföljning: Skapa tydlighet kring mötets avslutande och hur styrelsen följer upp arbetet. Behövs en återkommande uppföljning av besluten på varje möte eller en genomgång av tidigare protokoll?

Före mötet

· Hur blir styrelsen inbjuden och informerad om att mötet äger rum?

· Vem är det som kallar till mötet och hur görs det?

· Brukar ni boka in era kommande möten tillsammans innan ni avslutar ert pågående möte? Hitta ett sätt som funkar för er grupp.

· Måste det finnas en föredragningslista inför mötet? Går det att skapa dagordningen/föredragningslistan på mötet? Beroende på vilket sorts möte det är kan ni ibland välja att göra dagordningen på plats.

Det är ofta en skillnad mellan beslutsmöten och diskussionsmöten. Vid beslutsmöten är det viktigt med tydlig dagordning och underlag eller handlingar för att styrelsens medlemmar ska kunna fatta så genomtänkta beslut som möjligt. Vid diskussionsmöten å andra sidan kanske det inte behövs mer än att komma överens om vilka punkter som ska diskuteras och hur lång tid som behövs för respektive fråga.

Däremot är inte alltid ett styrelsemöte vare sig ett renodlat beslutsmöte eller diskussionsmöte, utan det kanske innehåller båda delarna. Då kan det vara bra att dagordningen talar om vilka punkter som är besluts- respektive diskussionspunkter.

Under mötet

För att få till ett bra styrelsemöte finns det ungefär lika många metoder som det finns olika föreningar. Det viktigaste är att ni hittar ett arbetssätt som fungerar för er grupp och att alla i rummet upplever att de kan delta i mötet, såväl fysiskt som i diskussioner och samtal. Det är också bra att våga prova nya mötesformer och tekniker, då det kan vara ett sätt att öppna upp för nya infallsvinklar, perspektiv och arbetssätt.

Om ni ska fatta några beslut under mötet är det också viktigt att mötet är beslutsmässigt. Vad detta innebär brukar oftast framgå av stadgarna. Om det inte finns reglerat i stadgarna är det praxis att en styrelse är beslutsmässig när minst hälften eller cirka 60% är närvarande.

Om det uppstår situationer där flera ur styrelsen inte kan närvara och ni inte är beslutsmässiga, men ändå är i behov av att fatta beslut finns möjligheten att använda telefon eller andra digitala verktyg för just dessa punkter. Tänk dock på att föra det till protokollet, att de personer som närvarade vid telefon eller genom annat medel endast gjorde det under vissa punkter.

Efter mötet

Det är bra om det finns rutiner för hur och när protokoll delges styrelsen och eventuellt övriga. Det är också viktigt att ni har ni bestämt vilka som får läsa protokollen - är det bara styrelsen eller ska alla medlemmar ha tillgång till protokollen? I så fall behöver ni också skapa rutiner för att hantera eventuellt känsliga uppgifter.

Det är bra om det finns något rutin för hur besluts följs upp mellan mötena. Vissa styrelser kommunicerar via mejl, sociala medier eller sms-grupper mellan möten för att stämma av och hålla varandra uppdaterade.

Istället för möte

Behöver ni fatta ett snabbt beslut men hinner inte kalla till ett möte? Det finns ett begrepp som heter ”per capsulam” som är ett verktyg för dessa tillfällen. Om en styrelse behöver fatta ett beslut utanför ett möte kan de göra det via mejl, telefon eller annan lämplig informationskanal. I nästkommande styrelseprotokoll förs beslutet in som ett beslut som fattats ”per capsulam”.